1. Cómo contratar y confirmar tu evento

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1.1 Reserva y fianza

Para formalizar la reserva del evento, será necesario abonar un pago inicial de 2.000,00 € más IVA (total: 2.420,00 €), mediante transferencia bancaria. En caso de eventos corporativos será el 10% del presupuesto inicial. Este importe se descontará de la factura final, reteniendo 1.000,00 € como fianza hasta la finalización del evento. Esta fianza cubrirá posibles daños materiales, o costes derivados de negligencias imputables al cliente o a sus invitados.

La reserva garantiza la disponibilidad de la fecha para la realización del catering y activa la organización inicial del evento. El pago inicial será reembolsable únicamente durante los primeros 15 días naturales tras la firma del contrato. Pasado este plazo, el importe no será reembolsable bajo ninguna circunstancia.

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1.2 Métodos de pago y comisiones

Todos los pagos deberán realizarse exclusivamente mediante transferencia bancaria a la cuenta indicada por AMIDA. No se aceptan pagos en efectivo ni con tarjeta. En caso de pagos internacionales, el cliente deberá asumir íntegramente las comisiones bancarias derivadas de la transferencia.

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1.3 Validez del presupuesto y revisión de precio

Todos los presupuestos emitidos por AMIDA tienen una validez de 30 días naturales desde su fecha de emisión. La fecha de expiración se indica en el pie de pagina del presupuesto. Si el cliente no confirma ni realiza el pago dentro del plazo de validez del presupuesto (30 días), este perderá su vigencia y AMIDA podrá revisarlo o modificarlo sin previo aviso al elaborar una nueva propuesta.

Si el cliente confirma el evento y realiza el pago inicial dentro de ese plazo, el presupuesto se considerará validado, y las condiciones económicas generales se mantendrán en base al número de asistentes y servicios contratados. No obstante, en función del horizonte temporal del evento, podrán aplicarse las siguientes condiciones específicas:

Eventos con celebración en menos de 12 meses

• El precio del menú y de los servicios contratados quedarán congelados y no sufrirán modificaciones de precio.
• Cualquier cambio en el precio solo podrá darse si el cliente solicita servicios adicionales o modificaciones voluntarias respecto al presupuesto aceptado.

Eventos con celebración a más de 12 meses vista

• Las tarifas siempre serán las del año en curso a la celebración del evento. Aunque el presupuesto se haya confirmado y el pago inicial haya sido realizado con mas de un año de antelación, se revisarán y aplicaran los precios actualizados del año de la realización del evento. AMIDA puede subir de un año a otro un máximo del 8 % anual.
• Esta revisión de los precios en los eventos de más de 12 meses es debida al aumento del IPC, variaciones en los costes de materias primas, logística, o en los costes laborales del sector.
• Cualquier actualización será comunicada por escrito con antelación suficiente y reflejada en la factura proforma correspondiente.

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1.4 Confirmación de invitados y factura proforma

Una vez realizada la prueba de menú y selección de material, AMIDA emitirá una factura proforma basada en el número de invitados estimado, junto con las condiciones y servicios contratados hasta ese momento. En la prueba de menú el cliente debería seleccionar su menú y bebidas elegidas. AMIDA le enviara el presupuesto para confirmar aunque este se puede modificar hasta 30 días antes del evento.

El cliente deberá confirmar el número final de asistentes con al menos 30 días de antelación. Esta cifra será la utilizada para calcular la factura final y no podrá ser modificada posteriormente.

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1.5 Emisión de factura final y plazo de pago

La factura final se emitirá 30 días antes del evento, basándose en el número de asistentes confirmados y en los servicios acordados hasta ese momento. A partir de la emisión de esta factura, no se admitirán modificaciones en el número de invitados, la distribución de menús, los servicios adicionales contratados ni las condiciones logísticas del evento.

Cualquier solicitud de cambio posterior estará sujeta a aprobación expresa por parte de AMIDA y, en caso de aceptarse, podrá conllevar suplementos adicionales por reajustes de personal, cocina, transporte o producción.

Una vez emitida la factura final, el cliente dispondrá de 5 días naturales para abonar el importe total mediante transferencia bancaria.

En caso de no recibir el pago dentro del plazo establecido, el equipo de AMIDA intentará contactar con el cliente para resolver la situación. Si no se obtiene respuesta o el pago no se realiza, se considerará que el evento ha sido cancelado por parte del cliente, aplicándose las condiciones de cancelación detalladas en el punto 1.7.

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1.6 Política de cancelación y reembolsos

En caso de cancelación por parte del cliente, se aplicarán las siguientes condiciones:

• Cancelación con más de 6 meses de antelación: penalización del 25 % del importe total (IVA no incluido).
• Cancelación entre 6 meses y 60 días antes del evento: penalización del 75 % del importe total (IVA no incluido).
• Cancelación con menos de 30 días de antelación o sin previo aviso: penalización del 100 % del importe total (IVA no incluido).

Los importes abonados hasta la fecha se considerarán parte de las penalizaciones aplicables.

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1.7 Cambio de fecha por fuerza mayor

Los cambios de fecha solo serán aceptados en caso de fuerza mayor debidamente justificada, entendiendo por fuerza mayor cualquier suceso imprevisible, inevitable y ajeno a la voluntad de las partes, que imposibilite la celebración del evento en las condiciones originalmente previstas.

Se considerarán motivos de fuerza mayor, a título enunciativo y no limitativo:

• Desastres naturales (inundaciones, incendios, terremotos, tormentas extremas).
• Emergencias sanitarias (pandemias, epidemias, confinamientos).
• Restricciones impuestas por autoridades públicas o gubernamentales.
• Cierre forzoso de la finca o del espacio del evento por causas externas.
• Accidentes graves, hospitalización o fallecimiento de los novios o familiares de primer grado, debidamente documentados.

En estos casos, y siempre que la causa esté documentada y aceptada por AMIDA, se ofrecerán al cliente hasta dos fechas alternativas dentro de los 14 meses posteriores a la fecha original del evento.

• Las nuevas fechas estarán sujetas a la disponibilidad de agenda y del equipo operativo, pudiendo realizarse en temporada diferente.
• Si el cliente no acepta ninguna de las fechas ofrecidas, se considerará como cancelación definitiva del servicio por parte del cliente, y se aplicarán las penalizaciones indicadas en la política de cancelación (apartado 1.6).
• En caso de reprogramación aceptada, la reserva inicial se mantendrá vigente sin necesidad de un nuevo pago, aunque se podrá ajustar el presupuesto si la nueva fecha implica cambios logísticos o tarifarios relevantes.

La reprogramación por fuerza mayor no incluye la posibilidad de modificar el lugar del evento, el número de invitados ni los servicios contratados, salvo acuerdo expreso entre ambas partes. Cualquier otro cambio adicional será tratado como una modificación voluntaria del evento, con sus correspondientes efectos en el presupuesto.

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1.8 Firma del contrato y validación de la reserva

AMIDA no acepta prereservas. La fecha del evento no se considerará confirmada ni garantizada hasta que el cliente haya realizado el pago inicial correspondiente y haya firmado el contrato de servicios.

El cliente deberá leer y firmar el contrato antes de efectuar el pago del depósito. En caso de que el depósito se realice sin haberse firmado el contrato, dicho pago se considerará como una aceptación expresa de todas las condiciones estipuladas.  

La firma del contrato se realizará una vez el cliente haya confirmado formalmente la fecha y aceptado el presupuesto enviado. Esta firma podrá llevarse a cabo de forma digital o presencial.

En ciertos casos, y siempre que ambas partes lo acuerden, la aceptación expresa del presupuesto por escrito (por correo electrónico) junto con el abono de la reserva podrán considerarse como confirmación contractual válida. En cualquier caso, sin el cumplimiento de estos dos requisitos —firma y pago—, AMIDA no garantiza la disponibilidad de la fecha solicitada.

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2. Qué incluye el servicio y qué no

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2.1 Duración del servicio y horas extra

La duración del servicio será siempre la que figure expresamente en el presupuesto confirmado por el cliente. Este tiempo incluye tanto la atención al cliente como la operativa interna de AMIDA (cocina, sala y logística de catering propia).

El inicio del servicio se entiende como la hora de comienzo marcada por el cliente (por ejemplo, el aperitivo o recepción).

Cualquier ampliación que exceda el horario previsto será considerada como hora extra y conllevará una facturación adicional, ya sea por retrasos, cambios de última hora, decisiones operativas del cliente o llegada de los invitados antes de la hora marcada por el cliente/organizadores.

Condiciones específicas:

• El equipo de AMIDA no está obligado a extender su jornada más allá del horario contratado, no se realizan horas extra sin la contratación de estas anteriormente.
• Si el cliente prevé una ampliación de horas extra deberá ser abonadas en su totalidad antes del día del evento.

Montaje y desmontaje:

• El montaje y desmontaje del material incluido se realizará en el mismo día del evento o según la dificultad y operativa del evento.
• Si fuese necesario adelantar o retrasar estas operaciones a días distintos, se generarán costes adicionales por transporte, personal y logística, que quedarán reflejados en el presupuesto correspondiente.

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2.2 Qué está incluido en todos los presupuestos

Salvo que se indique lo contrario en el presupuesto personalizado, todos los menús estándar de AMIDA incluyen los siguientes elementos operativos básicos en las cantidades establecidas por Amida:

• Vajilla, cristalería y cubertería, según el catálogo y disponibilidad suficiente para el número de comensales previstos.
• Mantelería y servilletas textiles, según el catálogo y disponibilidad suficiente para el número de comensales previstos.
• Equipo humano completo de servicio: Maitre, Jefe de Bar, Camareros, Cocineros, Equipo de logística de catering, todo según el número adecuado al formato y volumen del evento.

• Producción y servicio integral del menú, según la propuesta gastronómica aceptada.
• Montaje y retirada del material, realizado el mismo día del evento, dentro de los horarios operativos acordados.

Condiciones logísticas importantes:

• La Gestión, transporte, logística y roturas de cristalería y vajilla no están incluidos en el precio del menú y se presupuestan aparte, según:
  • Distancia al lugar del evento.
  • Volumen de carga.
  • Número de operarios requeridos.
  • Dificultades de acceso (escaleras, desniveles, caminos sin asfaltar, horario restringido, etc.).
• Las especificaciones exactas del material incluido, las cantidades serán detalladas en el presupuesto individualizado de cada cliente.

En caso de que Amida Catering preste sus servicios en una finca donde el material y menaje sean proporcionados en exclusiva por otro proveedor, Amida asumirá el coste del paquete básico del dossier proveedor, necesario para el servicio de Catering.

Cualquier sobrecoste adicional será abonado por el cliente, independientemente de que el material sea suministrado por el proveedor en exclusiva o Amida.

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2.3 Qué no está incluido en el presupuesto

A menos que el presupuesto indique expresamente lo contrario, los siguientes conceptos no están incluidos en el precio del menú ni forman parte del servicio estándar ofrecido por AMIDA:

• Espacio o finca del evento.
• Decoración floral, mobiliario decorativo o temático, cristalería o vajilla de diseño.
• Servicios técnicos y artísticos: DJ, músicos, técnicos de sonido o iluminación, microfonía, escenarios, etc.
• Infraestructura externa: carpas, generadores eléctricos, acometidas, climatización, suelos técnicos, etc.
• Servicios auxiliares: guardarropía, limpieza de baños, seguridad, aparcacoches, transporte de invitados, etc.

Estos servicios podrán ser:

• Contratados directamente por el cliente.
• Recomendados por AMIDA a través de proveedores colaboradores.
• Incluidos opcionalmente, siempre que figuren detallados en el presupuesto o contrato firmado.

Responsabilidad sobre servicios externos:

AMIDA no se hace responsable de la calidad, ejecución o incidencias derivadas de servicios prestados por terceros que no estén bajo su coordinación directa ni sean facturados por AMIDA. En caso de contrataciones externas, la responsabilidad recae exclusivamente en el cliente.

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2.4 Exclusividad de AMIDA como proveedor de catering

Durante el evento, AMIDA será el único proveedor autorizado para ofrecer servicios de comida y bebida. No se permite la participación de otros caterings, food trucks, barras móviles u operadores similares sin autorización expresa y por escrito.

Cualquier excepción deberá ser aprobada previamente.

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2.5 Montaje, desmontaje y acceso al lugar del evento

• El montaje y desmontaje del material se realizará el mismo día del evento, salvo que el espacio lo impida por normativa o disponibilidad. En algunos casos por complejidad del evento AMIDA utilizara el día antes y el de después para el montaje y desmontaje del evento.
• Si fuese necesario realizar estas operaciones en días diferentes, se aplicarán costes adicionales por personal, transporte y gestión logística, especificados en el presupuesto.
• El coste de transporte y logística, siempre presupuestado aparte, dependerá de:
  • Distancia desde las instalaciones de AMIDA.
  • Volumen de carga y número de vehículos.
  • Complejidad de acceso al espacio.
  • Horarios y restricciones operativas del lugar.

El cliente deberá comunicar con antelación cualquier limitación de acceso, exigencia técnica o condicionante logístico. AMIDA no se hace responsable de costes adicionales o retrasos derivados de falta de información previa.

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2.6 Uso de menaje propio por parte del cliente (condiciones)

Si el cliente desea utilizar elementos propios de menaje, decoración o mobiliario, deberá comunicarlo previamente a AMIDA.

• No se aplicarán descuentos por no utilizar el material incluido en el servicio estándar.
• AMIDA no se responsabiliza de la manipulación, transporte ni custodia de objetos o equipos ajenos.
• En caso de la utilización de material de otros proveedores, AMIDA no se hace responsable de la recepción, montaje ni la manipulación de estos.

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2.7 Condiciones climatológicas y reparto de responsabilidades

AMIDA no asume responsabilidad por incidencias derivadas de condiciones climatológicas adversas (lluvia, viento, frío extremo, sol etc.). La decisión final sobre si el evento se celebra en exterior o en interior corresponde siempre al cliente.

• En caso de necesitarse carpas, generadores, calefacción, suelos técnicos u otras soluciones de contingencia, su contratación y coste serán responsabilidad del cliente.
• Los puntos de montaje deberán definirse mínimo 24 horas antes del evento.

AMIDA se compromete a adaptarse dentro de lo posible a la situación meteorológica, pero no garantiza la ejecución del evento con normalidad si no se toman medidas adecuadas con antelación suficiente.

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3. Servicios adicionales y suplementos opcionales

Algunos eventos requieren servicios complementarios que no forman parte del menú base. Estos servicios están sujetos a disponibilidad, condiciones específicas y tarifas adicionales, que se detallarán en el presupuesto o dossier según el tipo de evento, número de asistentes y espacio contratado.

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3.1 Prueba de menú

Disponible exclusivamente para bodas, cenas de gala y eventos corporativos de gran formato.

• Las pruebas de Menú se realizaran en el local Room Service ubicado en la C/Concepcion nº3
• Incluida sin coste para dos personas, siempre que el evento esté confirmado y la reserva abonada
• No incluidos productos extras de la carta o sus suplementos.
• Comensales adicionales: 120,00 € IVA incluido por persona.
• Si la prueba se realiza sin haber confirmado el evento, el coste será de 150,00 € IVA incluido por persona‍
• No se incluyen bebidas alcohólicas fuera del menú propuesto, así como los vinos no incluidos en la propuesta. Todas estas bebidas se facturan en la cuenta final.
• La prueba debe reservarse con antelación, dentro del calendario operativo de AMIDA.
• El coste de la prueba de menú y los suplementos serán facturados y abonados mediante tarjeta de crédito a la finalización de la misma.

4. Seguridad, legalidad y convivencia

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4.1 Seguridad alimentaria

AMIDA cumple con toda la normativa vigente en materia de seguridad alimentaria y manipulación de alimentos. Todos los productos son elaborados en instalaciones autorizadas y manipulados por personal cualificado, bajo condiciones de conservación adecuadas.

Esto garantiza el cumplimiento estricto de la cadena de frío, la calidad de los ingredientes, y la seguridad en el consumo de los menús servidos durante el evento.

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4.2 Introducción de alimentos o bebidas externas

Por razones de higiene, control sanitario y responsabilidad legal, no se permite la introducción ni el consumo de alimentos o bebidas ajenos a los servicios contratados con AMIDA.

Excepciones limitadas:

• Elementos decorativos no comestibles (como tartas simbólicas, piezas de atrezzo, etc.) pueden aceptarse.
• Estos elementos no deben estar destinados al consumo. En caso contrario, AMIDA declina toda responsabilidad sobre cualquier incidente derivado.

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4.3 Comportamientos indebidos y cancelación inmediata del servicio

Para garantizar la seguridad de todos los asistentes y del equipo, AMIDA se reserva el derecho a interrumpir el servicio de forma inmediata si durante el evento se presentan comportamientos graves por parte del cliente o sus invitados, incluyendo:

• Peleas, altercados, violencia física o verbal.
• Faltas graves de respeto al personal.
• Consumo de sustancias ilegales u otras conductas que comprometan la integridad del evento.

En estos casos:

• El evento se dará por finalizado sin derecho a reembolso.
• El cliente será responsable de los daños, costes o perjuicios derivados de dichas conductas.

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4.4 Indemnización por daños y uso de la fianza

El cliente se compromete a asumir cualquier daño material ocasionado por él, sus invitados o proveedores externos contratados directamente. Esto incluye:

• Rotura o pérdida de vajilla, cristalería, cubertería o mobiliario.
• Deterioro de mantelería (quemaduras, rotuladores, cera, etc.).
• Daños en equipamiento técnico, estructuras o elementos logísticos.
• Retrasos o sobrecostes provocados por terceros no coordinados por AMIDA.

La fianza de 1.000,00 € incluida en la reserva podrá destinarse a cubrir estos gastos. Si los daños superan dicho importe:

• Se emitirá una factura adicional, que deberá abonarse en un plazo máximo de 7 días naturales.

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4.5 Seguro de responsabilidad civil y seguros adicionales

AMIDA dispone de un seguro de responsabilidad civil profesional que cubre los daños derivados de su propia operativa y personal.

Este seguro no cubre:

• Daños provocados por invitados.
• Incidentes causados por proveedores externos contratados por el cliente.
• Riesgos derivados del espacio, condiciones meteorológicas, o causas ajenas a AMIDA.

Recomendaciones para el cliente:

• Contratar un seguro de cancelación por causas personales, familiares o de fuerza mayor no cubiertas por AMIDA.
• Valorar un seguro de responsabilidad civil propio si se prevé un evento de gran escala, en finca privada, o con infraestructura externa significativa.

AMIDA no asumirá reembolsos ni indemnizaciones en caso de cancelación del evento por causas personales, sanitarias, meteorológicas o logísticas fuera de su control.

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4.6 Propiedad intelectual: uso de imágenes y vídeos

AMIDA podrá utilizar, con fines promocionales o de archivo, imágenes o vídeos tomados durante el evento siempre que no exista oposición expresa del cliente.

• El cliente podrá solicitar por escrito que no se utilicen imágenes de su evento. Esta solicitud debe realizarse antes del día del evento, por correo electrónico o reflejándose en el contrato.
• En ausencia de comunicación, se entenderá que el cliente autoriza el uso de imágenes, siempre respetando la estética, privacidad y reputación del evento y de sus invitados.

Estas imágenes podrán utilizarse en medios digitales, catálogos, redes sociales o material corporativo de AMIDA, sin fines comerciales directos (como venta de contenido).

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5. Compromiso legal, sostenible y ético

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5.1 Protección de datos personales

AMIDA EVENTS S.L., en cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y demás normativa vigente, informa que los datos personales recabados serán tratados única y exclusivamente para la correcta gestión de la relación contractual y la prestación del servicio contratado.

El tratamiento de datos se realizará bajo los principios de licitud, lealtad, transparencia, minimización, exactitud, integridad y confidencialidad.

El cliente podrá ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad, dirigiéndose por escrito a administracion@grupoamida.com.

Para más información, puede consultar la Política de Privacidad y la Política de Cookies disponibles en nuestra página web.

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5.2 Jurisdicción y legislación aplicable

Estas condiciones se interpretarán conforme a la legislación española.

• Cualquier conflicto relacionado con su aplicación será resuelto por los juzgados y tribunales de Palma de Mallorca, renunciando expresamente ambas partes a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

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5.3 Política de propinas y reconocimiento al equipo

Las propinas no están incluidas en el presupuesto y son completamente voluntarias. No obstante, desde AMIDA valoramos y agradecemos cualquier muestra de reconocimiento al esfuerzo y dedicación del equipo humano que participa en cada evento.

El cliente podrá:

• Entregar la propina directamente al personal.
• Solicitar a AMIDA que gestione una propina global mediante transferencia, que será distribuida de forma equitativa entre los miembros del equipo operativo asignado al evento.

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5.4 Compromiso con la sostenibilidad

AMIDA mantiene un compromiso activo con la sostenibilidad ambiental, social y económica, y trabaja de forma constante en la implementación de prácticas responsables. Entre ellas destacan:

• Uso de producto local y de temporada, cuando esté disponible.
• Reducción de residuos y optimización del uso de recursos.
• Reutilización de material logístico y de servicio en múltiples eventos.
• Separación selectiva de residuos para su correcto reciclaje.

Aunque actualmente no se ofrece un paquete ecológico exclusivo, estamos en constante evaluación y mejora para incorporar soluciones sostenibles en todos los procesos operativos.

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5.5 Política de evaluación post-evento

AMIDA valora de forma proactiva las opiniones y sugerencias de sus clientes como parte esencial del proceso de mejora continua.

• Una vez finalizado el evento, podrá enviarse una breve encuesta voluntaria por correo electrónico para conocer la experiencia del cliente y detectar áreas de mejora.
• Esta evaluación será confidencial y utilizada exclusivamente con fines internos.